Pet dokumenata koje uvek treba imati u digitalnom obliku: Mogu vam uštedeti mnogo vremena i novca – Život

Dovoljno je nekoliko sati da skenirate najvažnije dokumente i sačuvate ih na bezbednom mestu. Iako digitalne kopije uglavnom ne mogu da zamene originale, mogu znatno da olakšaju postupak izdavanja novih dokumenata, naročito ako se nađete u inostranstvu.

Kako piše N1.hr, postoji pet grupa dokumenata koje bi svako trebalo da sačuva u digitalnom obliku.

1. Pasoš i lična karta

Pasoš i lična karta najvažniji su dokumenti kojima dokazujete identitet. Njihov gubitak, posebno tokom putovanja, može izazvati ozbiljne komplikacije.

Ako u inostranstvu ostanete bez pasoša, potrebno je da se obratite diplomatsko-konzularnom predstavništvu svoje zemlje kako biste dobili odgovarajuću putnu ispravu za povratak.

Digitalna kopija pasoša može da olakša postupak jer sadrži broj dokumenta, datum izdavanja i podatke o organu koji ga je izdao.

Preporučuje se da sačuvate stranicu pasoša sa ličnim podacima, obe strane lične karte i jednu fotografiju za dokumenta.

2. Izvod iz matične knjige rođenih i venčanih

Izvod iz matične knjige rođenih i izvod iz matične knjige venčanih mogu biti potrebni u različitim administrativnim postupcima, od pribavljanja dokumenata do rešavanja naslednih i imovinskih pitanja.

Iako se u Srbiji mnogi podaci iz matičnih knjiga mogu pribaviti elektronskim putem, korisno je imati sačuvane kopije.

One sadrže podatke koji mogu biti potrebni prilikom popunjavanja zahteva, poput datuma i mesta upisa i naziva nadležnog matičnog organa.

Važno je imati na umu da pojedine institucije mogu zahtevati nov izvod ili zvanično izdat elektronski dokument, pa obična skenirana kopija neće uvek biti dovoljna.

3. Polise osiguranja

Polisa osiguranja često je najpotrebnija upravo onda kada nemate vremena da je tražite.

Posle saobraćajne nezgode, provale ili iznenadne bolesti tokom putovanja mogu vam zatrebati broj polise, podaci o osiguravajućoj kući i informacije o pokriću.

Neke vrste osiguranja predviđaju i kratke rokove za prijavu štete, zbog čega je važno da dokumentacija bude lako dostupna.

Uz digitalnu kopiju polise korisno je sačuvati i kratku belešku sa nazivom osiguravajuće kuće, brojem polise, datumom isteka i telefonom za hitne slučajeve.

Preporučuje se da ove podatke imate i na telefonu, kako biste mogli da im pristupite čak i kada nemate internet.

4. Medicinska dokumentacija i recepti

Medicinska dokumentacija posebno je važna tokom putovanja u inostranstvo, gde lekar koji vas prvi put pregleda možda neće imati pristup vašoj zdravstvenoj istoriji.

Zato je korisno da u digitalnom obliku sačuvate najvažnije medicinske nalaze, podatke o hroničnim bolestima, alergijama i lekovima koje redovno koristite.

Posebnu pažnju treba obratiti na nazive aktivnih supstanci i doze lekova, jer se isti preparati u različitim zemljama mogu prodavati pod drugim komercijalnim nazivima.

Digitalna kopija recepta ne znači da ćete na osnovu nje moći da podignete lek u drugoj državi, ali može pomoći lekaru ili farmaceutu da utvrdi koju terapiju koristite.

5. Dokazi o vlasništvu i važni ugovori

Kupoprodajni ugovori, dokumentacija o nekretninama, testament, punomoćja i drugi pravni dokumenti takođe bi trebalo da imaju svoje digitalne kopije.

Gubitak originala ne znači automatski i gubitak prava koja dokument potvrđuje, ali njihovo dokazivanje može postati komplikovanije.

Pojedine dokumente moguće je ponovo pribaviti iz zvaničnih evidencija, dok kod drugih to zavisi od toga da li je primerak sačuvan kod javnog beležnika ili druge ugovorne strane.

Skenirana kopija može biti korisna jer omogućava uvid u tačne podatke, ugovorene iznose, rokove i druge važne odredbe.

Ipak, pred sudom ili drugim nadležnim organom obična digitalna kopija ne mora imati istu pravnu snagu kao original ili overena isprava.

Kako pravilno skenirati dokumenta?

Nije dovoljno samo fotografisati dokument mobilnim telefonom. Važno je da svi podaci budu jasno vidljivi, bez odsjaja, senki ili odsečenih delova.

Za skeniranje mogu poslužiti aplikacije kao što su Adobe Scan, Google Drive ili OneDrive, koje omogućavaju automatsko podešavanje kontrasta i ispravljanje perspektive.

Dokumenta je najbolje sačuvati u PDF formatu, uz jasne nazive datoteka kako biste ih kasnije lako pronašli.

Pre nego što ih arhivirate, proverite da li su svi brojevi, pečati i sitno ispisani podaci čitljivi.

Gde je najbolje čuvati digitalne kopije?

Stručnjaci za bezbednost podataka preporučuju pravilo tri kopije, koje podrazumeva čuvanje važnih podataka na više različitih mesta.

Originalna dokumenta trebalo bi držati na sigurnom mestu u kući, dok digitalne kopije mogu biti sačuvane u pouzdanom servisu za skladištenje podataka u oblaku.

Dodatnu kopiju moguće je čuvati na šifrovanom eksternom disku.

Posebno osetljive dokumente, poput pasoša, medicinskih nalaza i ugovora, preporučljivo je dodatno zaštititi šifrovanjem.

Takođe je važno koristiti jake lozinke i dvofaktorsku autentifikaciju, kako neovlašćene osobe ne bi mogle da pristupe vašim podacima.

Dokumenta možete organizovati u posebne fascikle, na primer „Lični dokumenti“, „Zdravlje“, „Osiguranje“ i „Imovina“.

Na taj način, u slučaju krađe, gubitka ili neke druge nepredviđene situacije, najvažniji podaci biće vam dostupni, a postupak pribavljanja novih dokumenata znatno jednostavniji.